Kennen Sie das? Umfangreiche EXCEL files werden gewälzt – schwarze Zahlen in weißen Feldern in 10pt Schrift fein säuberlich zusammengetragen – Bezüge, Pivot und Sverweis werden professionell bemüht – die Dateigröße übersteigt die 50MB Schwelle. Die Spannung steigt – endlich sind alle Zahlen da. Schließlich geht es um eine wichtige Auswertung, um weitere Potentiale zu erkennen und strategische Entscheidungen zu fällen. Jetzt braucht das nur noch jemand auszuwerten und dann …

… ja dann … sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Ein paar Indizien werden gefunden aber die gewünschte Erkenntnis lässt auf sich warten. Nach einiger Zeit verliert sich das Team in den Tiefen der Bezüge und Autofilter.

Statt der gewünschten Klarheit, wo man ansetzen kann, um erneut Aufwände zu senken und den Nutzen zu erhöhen tauchen immer neue Fragen auf. Erkenntnisse ziehen vorbei wie Wolken am Himmel. Jemand glaubt an eine deutliche Verbesserung durch weitere Automatisierung – ein Anderer propagiert das lang diskutierte China Sourcing als das Mittel der Wahl. Wieder ein Anderer argumentiert verzweifelt für die Respezifikation der eigenen Anforderungen.

Schließlich verfestigt sich die alten Erkenntnis. Man scheint definitiv an unverrückbaren Grenzen angekommen zu sein. Da geht wirklich nichts mehr. Die Luft ist raus. Kommt Ihnen das bekannt vor?

In Wirklichkeit ist das jedoch weit gefehlt. Ein Irrglaube. Der Wettbewerb macht es Ihnen sogar vor.

Mein Tip: Bringen Sie ihren Excel files das Sprechen bei !

Was hier zunächst her muss ist Klarheit und Transparenz. Statt 1001 Details und häufiges hin- und herspringen braucht es ein wenige aussagekräftige Charts, die das Wesentliche beschreiben und die Richtung weisen. Statt lange s/w Zahlenkolumnen auf 4 Nachkommastellen genau braucht es Fokus auf die TOP10. Statt weiterer Zusatzinformationen und noch komplexerer Auswertungen braucht es Mut mit den begrenzten Informationen trotzdem Entscheidungen zu treffen.

Die gute Nachricht: Die Lösung ist ziemlich simpel – und – jeder kennt sie. Ich möcht zunächst einen Vergleich bemühen, um zu veranschaulichen wo die Lösung liegt. Würdest Sie ein Satelittenfoto benutzen, um durch die Großstadt zu navigieren und den Weg zum Ziel zu finden ? Und würden Sie dabei auf all die winzigen Details achten, die dieses Foto von einer hochauflösenen Kamera beinhaltet?

Wohl kaum – Sie vertrauen einer Karte. Sie zommen heraus. Sie verschaffen sich einen Überblick und lassen alle Details weg. Diese Karte ist eine starke Vereinfachung der Realität. Strassen, Wege und Wälder sind zudem eingefärbt damit Sie diese von Wiesen und hohen Gebäuden unterscheiden können. Aus der Vogelperspektive gelingt es die grobe Richtung festlegen und Entscheidungen zu treffen. Erst durch Vereinfachung und die richtige Flughöhe wird das möglich.

Nur an kritischen Stellen – zB an Kreuzungen, wenn es mal klemmt und kurz vor dem Ziel gehen Sie wieder in die Tiefe – ins letzte Detail. Einige der Details in unserem Beispiel werden sogar durch die spezielle Darstellung erst sichtbar. Auf dem Weg zum Ziel lassen Sie sich davon leiten – ja auch Umleiten – ohne all die vielen Details wahrzunehmen und zu hinterfragen.

Die versprochene Lösung für Ihre Datenanalyse liegt ebenfalls genau da – in der richtigen Flughöhe, im Einfärben, im Fokussieren auf das Wesentliche – im Weglassen von Details.

Jetzt sagen Sie womöglich: Ja aber bei unseren Produkten da kommt es auf jedes Detail an – da kann man nicht einfach was weglassen. Stimmt ! Beim Fahren auf Autobahnen, Landstrassen und Feldwegen ist es ebenso. Ein Schlagloch kann zum Verhängnis werden. Eine Motorpanne kann die ganze Reise zu nichte machen und schwierige Wetterbedingungen können zu extremen Abweichungen führen. Trotzdem nutzen Sie eine Karte statt einem Satellitenfoto. Sie checken grob das Fahrzeug statt alle Schrauben nachzuziehen. Sie lassen viele Details los und vertrauen auf den Prozess und Ihre Erfahrung.

Genau so machen wir es mit Ihren Rohdaten – den XLS files. Ein Kunde hat das mal den „EXCEL Flüsterer“ genannt. Beschreibt vielleicht ganz gut, um was es geht. Die Zahlen sind nur das Material und der Boden aus dem alles besteht. Knackige Auswertungen in Form von aussagekräftigen Charts und Vergleiche zeigen Verhältnisse und geben Fokus. Pfiffige Piecharts sind hier das Mittel der Wahl, wenn es darum geht die Gesamtheit zu verstehen.

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Aussortieren von 80% der Informationen ist für viele dieser Entscheidungen so wichtig. Ihr Unter-Bewusstsein macht das ständig und Sie leben hoffentlich gut damit. Dennoch stellt es viele Menschen gerade im beruflichen Umfeld vor eine unüberwindliche Hürde. Das Vertrauen fehlt oder die Angst etwas wichtiges zu übersehen ist so groß. Farben und Größen geben Interpretationen vor und weisen strategisch in die gewünschte sende Richtungen. X-Y-Chart leisten hier wertvolle Dienste.

Wenn Sie dieses Problem in Zukunft vermeiden wollen, dann sind Sie hier goldrichtig. Ersparen Sie sich frustrierte Mitarbeiter und verlieren Sie keine Zeit. Wir Sie Ihren XLS files das Sprechen bei !